01.電腦文件管理

不知道你有沒有見過那種桌面上可以新建上百個(gè)Excel和Word的文檔的人。

硬盤的文件更是亂得不堪入目，一份文件Copy了多達(dá)10份放在電腦不同的硬盤文件夾里，但是當(dāng)要用的時(shí)候還是找不到。

這樣不僅自己看著鬧心，而且無法用到的文件的準(zhǔn)確性。

這里我并沒有什么工具可以直接解決這個(gè)問題，關(guān)鍵還是你要養(yǎng)成好的習(xí)慣，將文件夾按層級分門別類的管理好。

但是對于重復(fù)的文件，我這里推薦一個(gè)工具，可以將你電腦里所有的重復(fù)文件找出來，Google搜索CCleaner，具體的用法也請自行Google。

在文件的存儲方面，我推薦大家使用云盤。

好多年前云數(shù)據(jù)的概念就開始盛行起來。

當(dāng)時(shí)不知道哪個(gè)企業(yè)有一句廣告詞，說在云時(shí)代，無論何時(shí)何地，只要給我一臺能聯(lián)網(wǎng)的電腦，我就能立刻把它變成我的工作電腦（意思大概是這么個(gè)意思，具體怎么說的我記不太清）。

使用云盤的好處就是數(shù)據(jù)同步與準(zhǔn)確。

云盤的選擇我推薦Dropbox。至于國內(nèi)的很多所謂的云盤，我覺得它們其實(shí)根本還不配叫云盤，比如百度云，微云，360云盤之類的。

刻意限制你的帶寬速度不說，關(guān)鍵是它們的同步做得太差，同步的時(shí)候經(jīng)常會出錯(cuò)，出錯(cuò)以后莫名其妙給你弄出幾個(gè)不同的版本，或者你改了的東西不給你保存，這樣的東西我是不敢用的。

Dropbox在云盤這一塊毫無疑問是全球的No.1，就連Google Drive也搞不贏它。

Google Drive我也試過，因?yàn)槲业墓ぷ餍再|(zhì)，只要能用Google家的東西我絕不會用別家的。

但是Google Drive的云端同步也時(shí)常會出問題，經(jīng)常莫名其妙的斷開，即使你用了速度非常好的梯子，它還是會斷開。

Dropbox免費(fèi)版的只有2G大小的空間，我目前用的199刀一年的（2TB空間，根本就用不完）。

02.思緒管理

Xmind這個(gè)軟件可以做的事情其實(shí)很多，我在它的論壇里面甚至看到有老外用它來管理自己的電腦上的文件，這個(gè)我目前還沒有試過，但是我覺得用它來管理書簽是非常好用的。

我們把超鏈接插入到我們需要的地方，以后只要鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊就可以直接訪問了。我在后面的書簽管理會再提一下。

Xmind還可以插入附件，附件可以是各種文檔或者圖片，左鍵點(diǎn)擊直接打開和編輯，非常的方便。

對于百度腦圖，我并不推薦，因?yàn)樗鼪]有App，無法在各個(gè)設(shè)備之間同步。更不要說插入超鏈接，插入附件等等這些功能了。

另外Xmind和Dropbox的云盤一樣，同步性非常好，你可以打開App直接編輯，按保存之后所有設(shè)備就同步了。

國內(nèi)很多云盤或者App，它是需要你將云端的東西先下載下來，才能編輯的，編輯完之后還需要你再上傳回去，非常麻煩。

Xmind和Wunder list結(jié)合起來用，我覺得基本滿足我的需求了，Xmind總覽全局，Wunder list量化工作。

我目前有4個(gè)重要的Xmind思維導(dǎo)圖，家庭，工具箱，手上正在進(jìn)行的項(xiàng)目，以及學(xué)習(xí)，我覺得基本上已經(jīng)囊括了我人生中90%以上該做的事情了。

03.外貿(mào)客戶資料管理方法

通常來說，在客戶管理方面，只有一些有一定的客戶規(guī)模的企業(yè)才會采用CRM客戶管理系統(tǒng)，但對于一些在中小型的外貿(mào)企業(yè)工作的外貿(mào)業(yè)務(wù)員，大多情況下還是自己負(fù)責(zé)對自己跟進(jìn)的客戶進(jìn)行管理，因此掌握一些外貿(mào)客戶資料管理方法很重要。

整理外貿(mào)客戶資料的非常有效的方式之一，就是對資料進(jìn)行信息分類。信息分類指的是將信息分類為相關(guān)類別的過程。例如，在公司內(nèi)部，財(cái)務(wù)文件不應(yīng)與公共關(guān)系部門的文件混在一起。相反，應(yīng)將它們保存在單獨(dú)的文件夾中，并且僅限于有權(quán)獲得訪問權(quán)并受其委托的負(fù)責(zé)任的個(gè)人。這樣，存儲的信息將是安全的，并且在需要時(shí)將更易于找到。

讀完之后，希望大家都能有所收獲，在節(jié)約時(shí)間的同時(shí)進(jìn)一步的提高工作效率。

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