寫項目報告是每位項目經理無可逃避的工作內容之一。無論是周報、月報還是風險報告、例外報告，無一不是寫給別人看的，自然就涉及到報告質量的問題。
  有次在課堂上談到“質量應該由用戶來評判”這個理念時，討論項目報告的質量應該由誰來評判。如果這個報告是寫給老板的，則應該由老板來評判項目報告的質量水平高不高。并進而提出，你有沒有研究過你老板關心的問題，甚至是你老板喜歡的字體、字號和排版格式。
  有學員提出，把功夫花在這種細節上是否值得，并因此引發了一場“值不值”的討論。我很喜歡這樣的討論，也經常有意在課堂上推動類似的討論。
  高質量的項目報告應該是什么樣子的？高質量的項目報告應該是受眾所希望看到的，無論是格式還是內容。那么如何才能寫出高質量的項目報告？

  1.明確報告的目的
  每個報告都有目的。如果你不能明確這個報告的目的是什么，就沒有必要寫這個報告，反正也不可能寫好，何必浪費時間。
  有人會說以前的項目都有，所以我們也要有。NO，這不是我們花精力寫報告的理由。試著反問自己一個問題：如果我不寫這個報告，有沒有什么不好的后果？會不會有人催著我們提交報告呢？如果沒有人在意這個報告，我們為什么要寫呢？
  有人會說這個報告是QA或PMO等類似機構要的。Maybe，但是不夠。試著再問自己一個問題：如果我只寫一個報告的名字，加上一個EOF提交上去，有沒有什么不好的后果？
  我們不能沒有項目報告，項目報告中也不能沒有內容。無論這些內容來自于公司提供的標準報告模板，還是來自于以前項目的慣例，還是我們按照自己的“想象”創造的，都說明報告是有目的的。
  無論什么類型的報告，都是用來傳遞信息給受眾。如果你希望報告能推動受眾做出某種決定，你就要給他影響決定的有關信息；如果你希望報告能讓受眾了解項目的狀態（可以多想一下為什么），那就給他有關項目狀態的信息。
  報告的終極目標是滿足受眾對溝通和信息的需求。無論是推動、是勸說、尋求諒解還是其他什么目的，歸根結底都是滿足受眾對溝通和信息的需求。
  2.分析受眾的信息需求
  既然報告是為受眾服務的，那么就需要研究報告的受眾有哪些溝通與信息需求。以項目狀態報告為例，老板當然想知道花了多少錢、干了多少事、客戶伺候得怎么樣、項目中有哪些問題，有什么對策等，我們要嘗試站在不同的角度思考問題。
  列出項目報告的受眾有哪些結合報告的目的，弄清楚這個報告要發給哪些人看，先把這些人列出來；
  分析受眾與項目之間的利害關系接下來我們要分析清楚這些受眾與項目之間的利害關系。這個有很多的模型可以參考，比如關注兩個維度，一個是其權力大小，決定了他對項目的影響力度；另一個是其個人利益與項目的關聯性，決定了他對項目的關注程度；
  了解受眾的信息需求再接下來，我們就要去洞悉這些受眾的信息需求。從各自的角色職責、從相互間的指揮報告關系、從個人與項目之間的利益關聯等多方面，了解他們需要哪些項目信息來做出判斷和決策；
  了解受眾的溝通偏好更進一步地，我們還需要了解受眾的溝通偏好。對于同類的信息需求，不同的受眾喜歡的表現形式也不一樣，比如：信息的詳細程度、排版格式和行文風格。

  3.撰寫項目報告
  基于報告的目的，以及對目標受眾的溝通需求分析，我們就可以有針對性地收集相關信息，整理成項目報告。實際操作中還需要考慮幾個問題：
  平衡相互沖突的需求。報告的受眾通常都不只一個，由于立場和風格上的差異，他們對溝通與信息的需求會有些沖突，這就需要在相互沖突的需求之間平衡；
  平衡信息的供給與需求。對信息需求照顧得越好，受眾對報告的滿意度就越高，但是相應地我們在收集信息上的投入也會越大，這里也需要平衡。
  萬事俱備，在撰寫報告的過程中，作為正式的書面文件，要遵從書面溝通的5C原則：
  正確的語法和拼寫(Correct)。語法不當或拼寫錯誤會分散注意力，還有可能扭曲含義，降低可信度；
  簡潔的表述和無多余字(Concise)。簡潔且精心組織的信息能降低誤解信息意圖的可能性；
  清晰的目的和表達(Clear)。確保在信息中包含能滿足受眾需求與激發起興趣的內容；
  連貫的思維邏輯(Coherent)。寫作思路連貫，以及在整個書面文件中使用諸如“引言”和“小節”的小標題；
  受控的語句和想法承接(Controlled)。可能需要使用圖表或小節來控制語句和想法的承接。

  4.總結
  技術背景的項目經理往往關注“技術面”的產品，而忽略了項目計劃書、項目報告之類的“管理面”的工件(artifacts)，甚至都沒有把寫這些文件所必須的工作放進工作分解結構(WBS)。
  我們不能忽略項目管理工件的作用。我經常給學員灌輸一個理念：你如果想在組織中有更快的升遷機會，就一定要寫報告。印度人很會寫報告，在北美企業高管中，印度人的比例遠高于華人，這是一個不爭的事實。
  回到是否值得的問題，看你如何評判報告的價值。每個項目的資源都很有限，我們當然要把這些有限的資源用在最能給我們帶來價值的工作上。技術性的工作當然重要，但不能否認管理類工作對提高滿意度的貢獻。